Godt at vide som frivillig

Du skal være fyldt 18 år for at kunne være frivillig på FOREVER.

Det er ikke muligt at registrere sig i Ruby, hvis du er under 18 år.

Som tak for din indsats, lover vi…

• Sjove, lærerige og hyggelige dage sammen med dine medfrivillige.
• Adgang til Volunteer Lounge.
• Forplejning, mens du er på vagt.
• Eventerfaring på CV’et – du får mulighed for at forme Danmarks nyeste festival.
• Og selvfølgelig adgang til begge festivaldage fyldt med koncerter og festlige stunder.

Hos FOREVER er vi stolte af at kunne byde vores frivillige velkommen som en essentiel del af festivalen. Vi bygger festivalen op sammen, og vi gør det som et stærkt fællesskab.

At være frivillig hos er et aktivt tilvalg. Uanset om du kommer med en nysgerrighed for FOREVER, musikken, festen, ønsket om at styrke dit CV, eller din interesse i frivilligt arbejde, så er du en del af festivalen af en grund. Du bidrager med både professionelt og personligt engagement, fordi du ønsker at skabe noget meningsfuldt.

Som frivillig påtager du dig et ansvar overfor festivalen, din nærmeste leder, dit team samt alle dine frivillige kollegaer. Vi stoler på hinanden, og vi står sammen hele vejen.

Den bedste frivillige festivaloplevelse skaber du, et langt stykke hen af vejen, selv – det handler om indstilling, ja-hat og viljen til at samarbejde på mange forskellige niveauer. Til gengæld, for din indsats og store hjælp, lover vi at give dig noget til CV’et, fantastisk musik, en uforglemmelig oplevelse, samvær med nye og gamle venner og meget mere.

Som frivillig er du med til at repræsentere festivalen udadtil. Uanset din rolle er det derfor vigtigt, at du ser dig selv som en del af det fællesskab, der arbejder for at give festivalens gæster den bedst mulige oplevelse. Et smil og god service – selv i pressede situationer – er dit stærkeste redskab.

For at alt fungerer optimalt, er det afgørende, at vi støtter hinanden undervejs, og at du også hjælper med opgaver, der ligger uden for dit normale arbejdsområde. Et godt eksempel er vores “Trash Hero”-indsats. Det betyder, at du automatisk bliver en del af en fælles indsats for at forbedre affaldssorteringen. Uanset hvilket team du er i, hvilket område du arbejder i, eller hvilke opgaver du har, hjælper du altid med at holde området rent og indbydende.

Hvis du ønsker at være frivillig på FOREVER, er det dit eget ansvar at undersøge reglerne for frivilligt ulønnet arbejde hos din A-kasse.

Da vi er en privat organisation, kan der være særlige regler for, hvor mange timer du må bidrage som frivillig.

Det er også dit ansvar at indberette det frivillige engagement til din A-kasse.

Ruby er FOREVERs frivilligsystem, og det er her, du tilmelder dig som frivillig. I Ruby finder du også dit team, din vagtplan, din teamleders kontaktoplysninger og andet relevant information.

Har du generelle spørgsmål om frivillighed og FOREVER, som ikke er besvaret i FAQ’en? Så kan du altid kontakte Volunteer Management på volunteer@forever.dk.

Hvis du har et fysisk eller psykisk handicap, anbefaler vi, at du kontakter os på volunteer@forever.dk, inden du tilmelder dig som frivillig. Afhængigt af dit handicap kan der være opgaver, som kan være udfordrende for dig. Ved at kontakte os kan vi hjælpe dig med at finde en opgave, der passer til dine behov.

Hvis du har brug for en ledsager på festivalen, må du gerne nævne det i din mail.

Hvis du tilmelder dig som frivillig gennem en forening, er det vigtigt, at din kontaktperson i foreningen giver os besked.

11.1

Vi forbeholder os ret til løbende at ændre nærværende politik. Den senest opdaterede politik kan altid findes via forever.dk.

Denne politik er senest opdateret 13.02.2024

10.1

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

9.1

Vores behandling af personoplysninger er underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter.

8.1

Indsigt

8.1.1

Du har ret til at få indsigt i de personlige oplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til festivalens Volunteer Management på volunteer@forever.dk kan du anmode om indsigt i de personlige oplysninger, som vi har registreret om dig – herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

8.2

Berigtigelse og sletning

8.2.1

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personlige oplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

8.2.2

Øvrige rettigheder fremgår af Forordningen artikel 18 – 20

8.3

Tilbagekaldelse af samtykke

8.3.1

Hvis behandlingen af dine personlige oplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt venligst festivalens Volunteer Management på volunteer@forever.dk, hvis du er i tvivl om, hvorvidt du har afgivet samtykke til behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.

8.4

Betingelser og/eller begrænsninger af dine rettigheder

8.4.1

Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder.

8.5

Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger

8.5.1

Hvis du ikke ønsker at give samtykke omkring personoplysninger inden for de ovenstående beskrevne rammer, kan du ikke være frivillig på festivalen.

7.1

De personlige oplysninger, som vi behandler om dig som led i den løbende administration af dit frivillige virke på festivalen, såsom oplysninger om arrangementshistorik, CPR, e-mailadresse i forbindelse med invitation som tilbagevendende frivillig mv., opbevarer vi i op til to år fra du senest var aktiv på et af vores arrangementer. Hvis du ikke aktivt opdaterer og godkender, at vi fortsat må opbevare dine oplysninger, bliver alle dine oplysninger permanent slettet i vores database.

7.2

Andre personlige oplysninger, som vi behandler om dig, så som fx en straffeattest, arbejds- eller opholdstilladelse, slettes umiddelbart efter din deltagelse på festivalen.

6.1

Vi deler dine personoplysninger med de tredjeparter, som bistår os med at håndtere vores personaleadministration, herunder fx håndtering af opkrævning/refundering af depositum og gebyr, hosting af it-systemer m.v. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores databehandlere, fx i form af serviceleverandører og teknisk support.

6.2

Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger med vores andre selskaber/organisationer i det omfang, at dette er relevant.
– Forever Entertainment, CVR: 39253410

6.3

I tillæg til ovenstående deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.

5.1

Når du bliver frivillig på festivalen, indgår du en aftale med os. Med henblik på, at vi kan administrere din frivillige tilknytning, har vi brug for at kunne behandle dine personoplysninger. Vi kan også behandle dine almindelige personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for behandlingen af dine personlige oplysninger er artikel 6, stk. 1, (b) i Persondataforordningen, idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig og/eller, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.

5.2

Vi kan ligeledes behandle en række almindelige personoplysninger om dig som led i din tilknytning til os som frivillig, fordi vi har en berettiget interesse i at behandle sådanne oplysninger, jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 2, (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger.

5.3

I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af lægeattestgodtgørelse, udlæg og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Selskabet skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører.

5.4

Vores behandling af eventuelle særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger), såsom fx oplysninger om dit helbred, sker på grundlag af dit samtykke, jf. Persondataforordningens art. 9, stk. 2, (a) eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. Persondataforordningens art. 9, stk. 2, (f).

4.1

Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:

4.1.1

Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, CPR-nummer, profilbillede, registrerings- og kontonummer (kun ved anmodning om lægeattestrefusion).

4.1.2

Vi indsamler som udgangspunkt ingen særlige kategorier af oplysninger om dig. Vi vil dog gerne vide, om der er noget helbredsmæssigt, vi skal tage højde for i forbindelse med de opgaver, du forventes at løse på vores arrangement. Eksempelvis, hvis du har dårlig ryg, dårlige knæ, et handicap eller lign. Ydermere om du får medicin for noget, som vi skal være opmærksomme på – astma, allergier eller lign. Oplysningerne behandler vi udelukkende på baggrund af din deltagelse på festivalen. Oplysningerne slettes herefter.

4.1.3

I forbindelse med din tilmelding som frivillig på festivalen kan det være nødvendigt at anmode om samtykke til at indhente oplysninger om din straffeattest. Attesten behandler vi udelukkende på baggrund af dit samtykke. Vi sletter attesten straks efter din deltagelse på festivalen. Vi vil efterfølgende, med dit samtykke, indhente oplysninger om din straffeattest en gang om året, såfremt du fortsat ønsker at være frivillig.

3.1
Formålet med indsamling og behandling af personoplysningerne er at håndtere din deltagelse som frivillig på festivalen og yderligere arrangementer indenfor DTD Group. Dine personlige oplysninger vil blive benyttet til følgende formål:
–  Dokumentation af arrangementshistorik
–  Kontakt i forbindelse med din deltagelse på vores arrangementer mv.
–  Almindelig personaleadministration, herunder registrering af tilmelding til arrangementer, overblik over opgavetilmelding, udsendelse af informationer (herunder nyhedsbreve, evalueringslink, gengangerinvitation mv.)
–  Administration af opkrævning/refundering af depositum og gebyrer mv.
–  Administration af arbejdsskadeforsikring for frivillige
–  Styring af adgangsrettigheder til ruby.forever.dk.

3.2

Vi anvender kun dine oplysninger til ovenstående formål, medmindre et nyt formål er klart foreneligt med de oprindelige formål, eller hvis du forinden har givet samtykke.

3.2.1

For at sikre kvaliteten af dine personlige oplysninger vil du hvert år automatisk blive bedt om at opdatere dem på ruby.forever.dk. Vi er dog afhængige af, at du selv informerer om relevante ændringer såsom ny e-mailadresse, nyt telefonnummer eller lign.

2.1 Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:
Personoplysninger: Enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.

1.1

Denne persondatapolitik er gældende for samtlige af de personoplysninger, som du giver til os og/eller, som vi indsamler om dig som led i din tilknytning som frivillig på festivalen. Vi er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

1.2

I nærværende persondatapolitik kan du læse mere om, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine personoplysninger og hvor længe vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne politik og henvende dig til festivalens Volunteer Management på volunteer@forever.dk, såfremt der er noget i denne politik, som du ikke kan acceptere. Du kan til enhver tid finde den gældende version af denne persondatapolitik på forever.dk.

1.3

Den overordnede retslige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og fri udveksling af sådanne oplysninger og ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil kommer den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger fremsat den 25. oktober 2017.

1.4

Alle spørgsmål vedrørende nærværende persondatapolitik samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til festivalens Volunteer Management på volunteer@forever.dk.

Alle frivillige er forsikret via den lovpligtige arbejdsskadeforsikring. Denne dækker personskade – ikke private ejendele.

Hvis du for eksempel medbringer din computer til festivalen, er du selv ansvarlig for den. Derudover har vi en arrangør-ansvarsforsikring, som dækker skader på tredjepart forårsaget af medarbejdere under udførelsen af deres arbejde.

Det er vigtigt, at du straks meddeler enhver skade til din teamleder, da du ellers risikerer, at din skade ikke bliver dækket.